Erfahrungsbericht: Drei Monate sevDesk im Agentureinsatz

Auf der Suche nach einem einfachen, bezahlbaren und flexiblen Rechnungs- und Angebotsprogramm in der Cloud sind wir vor gut drei Monaten bei sevDesk gelandet und so viel bereits vorweg: hellauf begeistert!

sevDesk ist als deutsches Startup, gegründet 2013, inzwischen zum deutschen Marktführer im Bereich der cloudbasierten Buchhaltungssoftware und Rechnungsprogramme herangewachsen. Nach eigener Aussage ist es das System für Selbständige, Freiberufler und kleine Unternehmen bis zehn Mitarbeiter.
sevDesk mit Sitz in Offenburg hat inzwischen mehr als 200 Mitarbeiter.

Wir suchten ein System, mit dem wir Angebote, Rechnungen schreiben können und auch Eingangsbelege und Ausgaben verwalten können. Also war sevDesk im mittleren Paket prädestiniert für unsere Agentur.

Was hat uns an sevDesk (Tarif Buchhaltung) überzeugt?

Einfaches Lizenzmodel:

Für 7,90 € im Monat erhältst Du den Tarif "Rechnung". Hier kannst Du Kunden verwalten, Rechnungen, Stornorechnungen, Gutschriften und Angebote schreiben, hast einen Steuerberater Zugang und kannst auch einen DATEV-Export vornehmen.

Für 15,90 € pro Monat kommen im Tarif "Buchhaltung" noch die digitale Belegverwaltung, eine intelligente Belegerkennung, die Möglichkeit zur USt. Voranmeldung, die Möglichkeit zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Gewinn und Verlust Rechnung, ein Kassenbuch und eine Schnittstelle zum Online-Banking hinzu. Dieses Paket nutzen wir derzeit.

Für 39,90 € im Monat erhältst Du den Tarif "Warenwirtschaft", also alles aus den oben genannten Paketen, ergänzt um eine Warenwirtschaft, ein Lieferanten-  und Artikelmanagement.

Die genannten Preise erhältst Du. wenn Du Dich für 24 Monate Laufzeit entscheidest. Wenn Du monatlich kündigen willst, kosten die Pakete etwas mehr.

Steuerberater-Zugang

Durch die Möglichkeit unserer Steuerberatung einen Zugang ins System zu geben, vereinfachen wir uns die Arbeit. Und auch die Steuerberatung hat weniger Aufwand bei der monatlichen Steuerbearbeitung. Somit sind die sevDesk Lizenzkosten bereits durch die Ersparnis bei den Steuerberater-Kosten wieder drin.

Erfassung von Eingangsrechnungen und Belegen (inkl. Scanner via Smartphone-App)

Belege kann man ganz bequem per Drag & Drop hochladen. Diese werden dann mittels OCR-Funktion (intelligente Schrifterkennung) automatisch eingelesen.
Dabei erkennt sevDesk in der Regel automatisch Rechnungsbetrag, enthaltene Umsatzsteuer, den Rechnungssteller und bucht bereits auf das richtige Konto.

Via Smartphone-App kann man sogar Papierrechnungen und Bewirtungsbelege abfotografieren, in PDFs umwanden und korrekt anlegen.

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Anbindung ans Online-Banking

Da wir das mittlere Paket gebucht haben, besteht die Möglichkeit Bankkonten via Schnittstelle einzubinden. Das hat den Vorteil, dass sevDesk automatisch erkennt, wenn Rechnung gezahlt werden und die entsprechenden Zahlungen den Belegen zuordnet etc..

Somit hat man immer einen Überblick über Einnahmen, Ausgaben und noch zu zahlende Beträge. Außerdem siehst Du immer, wie viel Geld Du noch von Deinen Kunden zu Gute hast.

Dashboard mit allen Kennzahlen auf einen Blick

Loggst Du Dich in sevDesk ein, wirst Du vom Dashboard begrüßt, welches Dir auf einen Blick zeigt, wie Deine Zahlen aussehen. Du hast einen Überblick über ein und Ausgaben der letzten Monate, siehst, wie ordentlich Du Deine Buchhaltung im Griff hast und kannst sehen, welche Produkte sich gut verkaufen und welche eher nicht.

Anpassbare Vorlagen für Dokumente und E-Mails

Alle Dokumente (Rechnungen, Mahnungen, Gutschriften, Angebote etc.) können individuell angepasst werden. Du hast sogar die Möglichkeit Dein eigenes Briefpapier zu verwenden. Die Standardvorlagen reichen in der Regel aber vollkommen aus und können durch eigene Farben, Schriften und de Austausch des Logos individualisiert werden.

Da Du alle Dokumente und auch die Rechnungen mit sevDesk versenden kannst, hast Du die Möglichkeit E-Mailvorlagen und Textvorlagen anzulegen, damit Du Dir jede Menge Zeit beim schreiben von Mails und Einleitungstexten, Abbindern etc. sparen kannst.

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Produktverwaltung

Um immer wiederkehrende Leistungen und Produktbeschreibungen zu vereinfachen, kannst Du außerdem in sevDesk sogenannte Produkte verwalten.

Immer wenn Du in einem Angebot einen neuen Posten schreibst, kannst Du diesen auch direkt als Produkt speichern und dann immer wieder verwenden.

Das erleichtert gerade bei sehr modularen Angeboten einer Agentur, mit immer den selben Prozessen, das Erstellen von Angeboten. So kann man binnen weniger Minuten ein Angebot erstellen und versenden. Später draus direkt eine Rechnung generieren etc..

Anbindung an Zeiterfassung / integrierte Zeiterfassung

Für die Zeiterfassung nutzen wir mite. Neben mite lassen sich aber auch zahlreiche andere Zeiterfassungsysteme in sevDesk anbinden. So hast Du die Möglichkeit aus Zeiten, die einem bestimmten Zeitraum und Projekt zugeordnet sind, ganz schnell und mit wenigen Klicks Rechnungen zu stellen. Rechnest Du also mit verschiedenen Kunden einmal im Monat Deine Zeiten ab, kannst Du das sehr schnell und für den Kunden transparent machen.

Schnittstellen zu Shops und vielen weiteren Diensten

Wir nutzen, bis auf die Schnittstelle zur Bank und zu mite, derzeit keine weiteren Anbindungen. Aber für die Zukunft ist es gut zu wissen, dass sevDesk selbst eine API zur Verfügung stellt und auch Drittsysteme integrieren kann. Einige der Highlights sind sicherlich die Anbindung an Shopify, DATEV und awork.

Unser Fazit nach fast 3 Monaten sevDesk im Agenturumfeld?

Wir sind begeistert, wie viel Arbeit uns das System in der Buchhaltung abnimmt und wie zuverlässig die Belegerfassung und Auswertung funktioniert.

Vergleichbare Systeme können sicherlich hier und da Dinge besser, aber das Gesamtpaket bei sevDesk stimmt einfach. Benutzerfreundlichkeit, Schnelligkeit und auch der gute deutsche Support sind für uns Dinge, auf die wir Wert legen und die uns im Agentur-Alltag das Leben erleichtern.

Hast Du ebenfalls Bedarf an einer cloudbasierten Buchhaltungs-Lösung? Dann schau Dir gerne mal sevDesk an.

Wenn Du Dich über den folgenden Link informierst und  für mindestens ein Jahr anmeldest, erhalten wir von sevDesk Geld. Du zahlst aber natürlich keinen Cent mehr. Probier es gerne mal aus... Solltest Du Fragen haben, kannst Du Dich gerne bei uns melden.

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(Fotos: sevDesk)